סקירה כלליתמה היא מערכת TimeTracks ומה היא עושה OverviewWhat TimeTracks is and what it does
TimeTracks היא מערכת ניהול נוכחות, משמרות ושכר מקיפה לעסקים קטנים ובינוניים. המערכת מאפשרת לעובדים לבצע כניסה ויציאה בקלות — כולל אימות ביומטרי — בעוד מנהלי המערכת מקבלים תמונה מלאה ובזמן אמת של שעות העבודה, לוח המשמרות, המשכורות והנוכחות.
TimeTracks is a comprehensive attendance, shift scheduling, and payroll management system for small and medium businesses. Employees clock in and out effortlessly — including biometric authentication — while admins get a real-time view of work hours, the shift schedule, salaries, and overall attendance.
שעון נוכחות חכםSmart Attendance Clock
כניסה ויציאה בנגיעה אחת, עם אפשרות לאימות ביומטרי ומעקב מיקום GPS.
One-tap check-in and check-out, with optional biometric authentication and GPS location tracking.
ניהול שכר אוטומטיAutomated Payroll
חישוב אוטומטי של שכר, שעות נוספות, ניכויים וייצור תלושי שכר מקצועיים.
Automatic calculation of wages, overtime, deductions, and professional pay-slip generation.
מערכת משמרות מלאהFull Shift System
לוח משמרות שבועי, תבניות, שיבוץ עובדים, פרסום ובקשות החלפה.
Weekly shift board, reusable templates, employee assignment, publishing, and swap requests.
אימות ביומטרי WebAuthnWebAuthn Biometrics
כניסה מאובטחת באמצעות טביעת אצבע, Face ID או Windows Hello.
Secure login via fingerprint, Face ID, or Windows Hello — no passwords needed.
הרשאות מנהלים מרובותMulti-Role Admin Permissions
4 תפקידי מנהל עם הרשאות שונות: מנהל על, שכר, משמרות ומשאבי אנוש.
4 admin roles with distinct permissions: Super Admin, Salary, Shift, and HR admins.
גיבוי ושחזורBackup & Restore
גיבוי מלא של מסד הנתונים בלחיצה אחת ושחזור מהיר בכל עת.
One-click full database backup and instant restore at any time.
מנהל על (Super Admin) — שליטה מלאה על כל המערכת ועל הרשאות המנהלים. מנהלים מתמחים — שכר / משמרות / HR עם גישה לאזורים הרלוונטיים בלבד. עובד — שעון נוכחות, משמרות ותלושים אישיים.
Super Admin — full control over the entire system and admin permissions. Specialized Admins — Salary / Shift / HR with access only to their relevant areas. Employee — personal attendance clock, shifts, and pay slips.
התחלה מהירההגדרות ראשוניות — מה לעשות ראשון Quick StartInitial setup — what to do first
עקוב אחר השלבים הבאים לפי הסדר לקבלת המערכת פעילה תוך כמה דקות.
Follow the steps below in order to get the system running in just a few minutes.
כניסה ראשונה כמנהל עלFirst Login as Super Admin
פתח את הדפדפן ועבור לכתובת המערכת. התחבר עם שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת. לאחר ההתחברות תנותב ללוח הבקרה.
Open your browser and navigate to the system URL. Log in with the super admin credentials. After login you will be redirected to the dashboard.
לוח בקרהDashboardהגדרת פרטי העסקConfigure Business Details
עבור להגדרות מערכת ומלא את פרטי החברה: שם, לוגו, כתובת, טלפון, אימייל ומטבע.
Go to system settings and fill in company details: name, logo, address, phone, email, and currency.
הגדרות מערכתSystem Settingsהוספת מנהלים נוספים (אופציה)Add More Admins (Optional)
אם יש צוות ניהול — צור מנהלים עם תפקידים מתמחים: מנהל שכר, מנהל משמרות ו/או מנהל HR.
If you have a management team, create admins with specialized roles: Salary, Shift, and/or HR admin.
ניהול מנהליםAdmin Managementהוספת עובדים ראשוניםAdd First Employees
עבור לרשימת עובדים והזמן עובדים בדוא"ל. הם יקבלו מייל עם פרטי כניסה ויוכלו להתחבר מיד.
Go to the employee list and invite employees by email. They receive a welcome email with login credentials and can log in immediately.
עובדיםEmployeesהגדרת משכורותSet Up Salaries
הגדר לכל עובד את שכרו הבסיסי, שיטת חישוב שעות נוספות וכל ניכוי קבוע.
Set each employee's base salary, overtime calculation method, and any fixed deductions.
ניהול שכרSalary Managementיצירת תבניות משמרת (אם רלוונטי)Create Shift Templates (If Applicable)
אם העסק עובד במשמרות — צור 3–5 תבניות בסיסיות (בוקר, ערב, לילה) לפני שמתחילים לבנות לוח שבועי.
If your business uses shifts, create 3–5 basic templates (morning, evening, night) before building a weekly schedule.
משמרות › תבניות משמרתShifts › Shift Templatesלוח הבקרהמרכז הפיקוד של מנהל המערכת DashboardAdmin command center
מי בעבודה עכשיוWho's Working Now
רשימה חיה של כל עובד שנכנס לעבודה, שעת הכניסה שלו והאם הוא בהפסקה כרגע.
A live list of every employee who has clocked in, their check-in time, and whether they are currently on a break.
התראות פעילותActive Alerts
מוצגות התראות על עובדים שלא נכנסו, חרגו ממכסת שעות, או לא השלימו יום.
Alerts for employees who didn't clock in, exceeded their hour quota, or didn't complete a work day.
סטטיסטיקה יומיתDaily Statistics
אחוז נוכחות, ממוצע שעות עבודה וסיכום מהיר של נתוני היום.
Attendance percentage, average working hours, and a quick summary of the day's data.
ניהול עובדיםהוספה, עדכון וניהול מלא של עובדי הארגון Employee ManagementAdd, update, and fully manage your staff
הזמנת עובד חדשInviting a New Employee
לחץ "הזמן עובד"Click "Invite Employee"
בדף רשימת העובדים, לחץ על כפתור "הזמן עובד" בפינה העליונה.
On the employee list page, click the "Invite Employee" button in the top corner.
מלא את פרטי העובדFill in Employee Details
שם מלא, דוא"ל, תעודת זהות, מגדר, שם משתמש וסיסמה זמנית.
Full name, email, ID number, gender, username, and a temporary password.
המערכת שולחת הזמנהSystem Sends Invitation
העובד מקבל אימייל אוטומטי עם פרטי הכניסה. הוא יכול להתחבר מיד.
The employee receives an automatic email with login credentials and can log in immediately.
פרופיל עובדEmployee Profile
פרטים אישיים, שכר בסיסי, היסטוריית נוכחות, תלושים קודמים וסטטוס.
Personal details, base salary, attendance history, previous pay slips, and status.
עובדי עברFormer Employees
עובדים שהפסיקו מועברים לרשימת עבר — הנתונים נשמרים אך הם לא יכולים להתחבר.
Terminated employees are archived — their data is preserved but they cannot log in.
ניהול משימותTask Management
ניתן להקצות משימות לעובד עם תאריך ותיאור. המשימות מוצגות בפרופיל העובד.
Tasks can be assigned to an employee with a date and description. They appear in the employee's profile.
מומלץ להעביר עובדים לרשימת עבר ולא למחוק אותם. מחיקה מורידה את כל הנתונים ההיסטוריים לצמיתות.
It is recommended to archive employees instead of deleting them. Deletion permanently removes all historical data.
דוחות ושעות עבודהצפייה, עריכה וייצוא של כל נתוני הנוכחות Reports & Work HoursView, edit, and export all attendance data
סינון דוחותFilter Reports
| פעולהAction | תיאורDescription |
|---|---|
| צפייהView | שעת כניסה, יציאה, הפסקות ונטו שעות לכל רשומה.Check-in, check-out, breaks, and net hours per record. |
| עריכהEdit | תיקון ידני של שעות שגויות — כל שינוי נרשם ביומן ביקורת.Manual correction of incorrect hours — every change is logged in the audit trail. |
| ייצואExport | ייצוא לפורמטים Excel ו-PDF לצרכי בקרה וחשבונאות.Export to Excel and PDF for auditing and accounting. |
| אישורApprove | סימון ימי עבודה כמאושרים לצורך עיבוד משכורות.Mark work days as approved for payroll processing. |
שכר ותלושי שכרחישוב, יצירה ואישור תלושי שכר חודשיים Payroll & Pay SlipsCalculate, create, and approve monthly pay slips
תהליך הפקת תלוש שכרPay Slip Generation Process
פתח את מחשבון השכרOpen the Payroll Calculator
בדף הראשי מוצגים סטטיסטיקות חודשיות ורשימת התלושים האחרונים לכל העובדים.
The main page shows monthly statistics and the latest pay slips for all employees.
שכר › מחשבון שכרPayroll › Calculatorבחר עובד וחודשSelect Employee & Month
בחר עובד מהרשימה הנפתחת ואת החודש לחישוב.
Select an employee from the dropdown and the month to calculate.
לחץ "הפק תלוש שכר"Click "Generate Pay Slip"
המערכת מחשבת אוטומטית: שכר בסיסי + שעות נוספות + ניכויים = שכר נטו.
The system automatically calculates: base salary + overtime + deductions = net pay.
בדוק ואשרReview & Approve
סקור את פרטי התלוש, בצע תיקונים אם נדרש, ולחץ "אשר ושלח".
Review the slip details, make corrections if needed, and click "Approve & Send".
שעות נוספותOvertime
הגדר את הסף (ברירת מחדל 8 שעות ביום) ואת שיטת החישוב: יומי או שבועי.
Set the threshold (default 8 hours/day) and calculation method: daily or weekly.
תקופת שכרPay Period
ניתן להגדיר תקופת שכר: שבועית, דו-שבועית או חודשית.
Set the pay period: weekly, bi-weekly, or monthly.
מטבעCurrency
בחר מטבע (₪, $, € ועוד). כל התלושים והדוחות יוצגו במטבע הנבחר.
Choose a currency (₪, $, € and more). All slips and reports display in the selected currency.
ניכוייםהגדרת ניכויי שכר קבועים לפי עובד DeductionsDefine fixed salary deductions per employee
סוגי ניכוייםDeduction Types
צור ניכוי חדשCreate a New Deduction
עבור לדף ניכויים, הגדר שם, סכום ותיאור.
Go to the deductions page and define a name, amount, and description.
שכר › ניכוייםPayroll › Deductionsהפעל לעובדים הרלוונטייםApply to Relevant Employees
לכל ניכוי ניתן לבחור אילו עובדים הוא חל עליהם.
For each deduction you can select which employees it applies to.
הניכוי מחושב אוטומטיתAuto-Calculated on Pay Slip
בהפקת תלוש שכר, כל הניכויים הפעילים לאותו עובד מנוכים אוטומטית.
When generating a pay slip, all active deductions for that employee are applied automatically.
מערכת התראותניטור אוטומטי ואיתור חריגות בזמן אמת Alert SystemAutomatic monitoring and real-time anomaly detection
| סוג התראהAlert Type | מתי מופיעהWhen Triggered | פעולה מומלצתRecommended Action |
|---|---|---|
| אי-כניסהNo Check-In | עובד לא נכנס לעבודה ביום עסקיםEmployee didn't clock in on a business day | פנה לעובד לברר את הסיבהContact employee to find out why |
| יום לא הושלםIncomplete Day | עובד נכנס אך לא יצא בסוף היוםEmployee clocked in but never clocked out | בדוק ותקן ידנית את שעת היציאהCheck and manually fix the check-out time |
| חריגת שעותHour Violation | עובד חרג ממכסת השעות המרבית ליוםEmployee exceeded the maximum daily hour quota | ודא שהנתון נכון ואשר או תקןVerify the data, then approve or fix |
סגירת התראותClosing Alerts
לאחר טיפול בהתראה, סמן אותה כ"טופלה" בדף היסטוריית ההתראות. כל ההיסטוריה נשמרת לבקרה עתידית.
After handling an alert, mark it as "handled" on the alert history page. All history is preserved for future auditing.
התראותAlertsהרשאות מנהליםמערכת תפקידים מרובת הרשאות לצוות הניהול Admin RolesMulti-role permission system for the management team
המערכת תומכת ב-4 תפקידי מנהל בעלי הרשאות שונות. מנהל על (Super Admin) הוא הדמות היחידה עם שליטה מלאה על כל המערכת ועל ניהול המנהלים האחרים.
The system supports 4 admin roles with different permissions. The Super Admin is the only role with full control over the entire system and over managing other admins.
מנהל על — Super AdminSuper Admin
גישה מלאה לכל המערכת. יכול לנהל מנהלים אחרים, לשנות הרשאות ולבצע כל פעולה. מוגן — לא ניתן למחוק או לשנות.
Full access to every part of the system. Can manage other admins, change permissions, and perform any action. Protected — cannot be deleted or modified.
מנהל שכר — Salary AdminSalary Admin
גישה לניהול שכר, תלושים, ניכויים, מחשבון שכר ודוחות. אין גישה להגדרות מערכת או ניהול מנהלים.
Access to payroll management, pay slips, deductions, payroll calculator, and reports. No access to system settings or admin management.
מנהל משמרות — Shift AdminShift Admin
גישה לתבניות משמרת, לוח שנה, שיבוץ עובדים, פרסום משמרות ובקשות החלפה.
Access to shift templates, the weekly calendar, employee assignment, publishing shifts, and swap requests.
מנהל HR — HR AdminHR Admin
גישה לרשימת עובדים, פרופילי עובדים, פניות עובדים ודוחות נוכחות. אין גישה לשכר.
Access to the employee list, profiles, contact requests, and attendance reports. No access to payroll.
יצירת מנהל חדשCreating a New Admin
עבור לניהול מנהליםGo to Admin Management
רק מנהל על יכול לגשת לדף זה.
Only a Super Admin can access this page.
ניהול מנהליםAdmin Managementלחץ "צור מנהל חדש"Click "Create New Admin"
ייפתח חלון עם טופס — מלא שם, שם משתמש, אימייל, טלפון וסיסמה.
A form window opens — fill in name, username, email, phone, and password.
בחר תפקידSelect a Role
בחר את התפקיד המתאים: מנהל שכר, מנהל משמרות, או מנהל HR. (תפקיד "מנהל על" אינו ניתן לבחירה — יש רק אחד כזה במערכת.)
Choose the appropriate role: Salary Admin, Shift Admin, or HR Admin. (The "Super Admin" role cannot be selected — there is only one per system.)
לחץ "צור מנהל"Click "Create Admin"
המנהל החדש יופיע ברשימה ויוכל להתחבר מיד עם הפרטים שנקבעו.
The new admin will appear in the list and can log in immediately with the provided credentials.
השבתת מנהלDisabling an Admin
לחץ "השבת" בכרטיסיית המנהל כדי למנוע ממנו להתחבר. ניתן להפעיל מחדש בכל עת.
Click "Disable" on the admin card to prevent login. Can be re-enabled at any time.
מחיקת מנהלDeleting an Admin
לחץ על אייקון הפח למחיקה מוחלטת. מנהל על לא ניתן למחיקה. לא ניתן למחוק את עצמך.
Click the trash icon for permanent deletion. The Super Admin cannot be deleted. You cannot delete yourself.
שינוי תפקידChanging a Role
בחר תפקיד חדש מהתפריט בכרטיסיית המנהל ולחץ "שמור תפקיד". שינוי ייכנס לתוקף בכניסה הבאה.
Select a new role from the dropdown on the admin card and click "Save Role". Change takes effect on next login.
לא ניתן לשנות, להשבית או למחוק את חשבון מנהל על. מותר רק מנהל על אחד במערכת. ניהול המנהלים האחרים שמור לו בלעדית.
The Super Admin account cannot be modified, disabled, or deleted. Only one Super Admin is allowed per system. Managing other admins is exclusively reserved for the Super Admin.
הגדרות מערכתהתאמה מלאה של המערכת לצרכי העסק System SettingsFull customization of the system for your business
| לשוניתTab | מה ניתן להגדירWhat You Can Configure |
|---|---|
| פרטי חברהCompany Details | שם, לוגו, כתובת, טלפון, אימייל, מספר עוסק, קטגוריית עסקName, logo, address, phone, email, business number, category |
| הגדרות מראהAppearance | שפת ממשק (עברית / אנגלית / ערבית), אזור זמן, מטבע, תקופת שכרInterface language (Hebrew / English / Arabic), timezone, currency, pay period |
| שעות עבודהWork Hours | שעת ברירת מחדל להתחלה/סיום, מקסימום שעות יומי, חישוב שעות נוספות, עיגול זמניםDefault start/end times, daily max hours, overtime calculation, time rounding (0/5/10/15/30 min) |
| הפסקותBreaks | הפעלת ניכוי הפסקה אוטומטי, לאחר כמה שעות, אורך ההפסקהEnable automatic break deduction, trigger after X hours, break duration |
| הגדרות עובדיםEmployee Settings | כפתור הפסקה (כן/לא), סוג אישור נוכחות, כניסה בטביעת אצבע (כן/לא)Break button (yes/no), attendance confirmation type, fingerprint login (yes/no) |
| מיקוםLocation | מעקב GPS בכניסה לעבודה — כן/לאGPS tracking on check-in — yes/no |
לאחר שינוי שפת הממשק, לחץ שמור ואז רענן את הדפדפן — חלק מהרכיבים מתעדכנים רק עם רענון מלא.
After changing the interface language, click Save then refresh your browser — some components only update with a full page refresh.
גיבוי ושחזורשמירת כל נתוני המערכת והחזרתם בעת הצורך Backup & RestoreSave all system data and restore when needed
יצירת גיבויCreate a Backup
לחץ "צור גיבוי" ליצירת קובץ SQL המכיל את כל מסד הנתונים. ניתן גם להוריד מקומית.
Click "Create Backup" to generate an SQL file of the entire database. You can also download it locally.
גיבוי ושחזורBackup & Restoreשחזור מגיבויRestore from Backup
בחר קובץ גיבוי קיים מהרשימה ולחץ "שחזר". ניתן גם להעלות קובץ SQL חיצוני.
Select an existing backup from the list and click "Restore". You can also upload an external SQL file.
שחזור גיבוי מוחק את כל הנתונים הנוכחיים ומחליף אותם בגיבוי. בצע גיבוי חדש לפני כל שחזור.
Restoring a backup deletes all current data and replaces it with the backup. Always create a fresh backup before restoring.
בצע גיבוי לפחות פעם בשבוע, ובנוסף לפני כל עדכון מערכת. שמור עותקים גם מחוץ לשרת.
Perform a backup at least once a week, and additionally before every system update. Keep copies off-server as well.
מערכת משמרותתכנון, שיבוץ ופרסום משמרות לעובדים Shift SystemPlan, assign, and publish shifts for employees
מערכת המשמרות של TimeTracks מאפשרת לתכנן לוח משמרות שבועי, לשבץ עובדים, לפרסם את הלוח לעובדים ולנהל בקשות החלפה — הכל ממקום אחד.
TimeTracks' shift system lets you plan a weekly shift schedule, assign employees, publish the schedule to staff, and handle swap requests — all from one place.
תבניות משמרתShift Templates
"מתכונים" לסוגי משמרות חוזרות — צור פעם אחת, השתמש שוב ושוב.
"Recipes" for recurring shift types — create once, reuse every week.
לוח שבועיWeekly Board
תצוגת שבוע מלאה (א׳–ש׳) עם ניהול משמרות חזותי ואינטואיטיבי.
Full week view (Sun–Sat) with visual and intuitive shift management.
שיבוץ עובדיםAssign Employees
שיבוץ מהיר עם זיהוי חפיפות ומגבלת קיבולת אוטומטית.
Fast assignment with automatic overlap detection and capacity limits.
פרסום משמרותPublish Shifts
שלח מצב טיוטה עד שהכל מוכן — פרסם רק כשהלוח סופי.
Keep shifts as drafts until ready — publish only when the schedule is final.
בקשות החלפהSwap Requests
עובדים מבקשים החלפת משמרת — המנהל מאשר או דוחה עם הערה.
Employees request a shift swap — the admin approves or rejects with a note.
זמינות עובדיםEmployee Availability
עובדים מסמנים ימים/תאריכים שאינם זמינים — נראה בעת השיבוץ.
Employees mark days/dates when unavailable — visible to the admin during assignment.
צור תבניות → בנה לוח שבועי → שבץ עובדים → פרסם → טפל בבקשות החלפה. ראה תרשים זרימה בסוף הפרק.
Create templates → Build weekly schedule → Assign employees → Publish → Handle swap requests. See the flow diagram at the end of this chapter.
יצירת תבניות משמרתCreate Shift Templates
תבנית היא "מתכון" לסוג משמרת שחוזר על עצמו. צור פעם אחת — השתמש שוב ושוב.
A template is a "recipe" for a recurring shift type. Create once — reuse every time.
לחץ "תבנית חדשה"Click "New Template"
כפתור כחול בפינה — ייפתח חלון עם טופס.
Blue button in the corner — a form window will open.
מלא את פרטי התבניתFill in Template Details
| שדהField | הסברDescription | חובה?Required? |
|---|---|---|
| שם תבניתTemplate name | לדוגמה: "בוקר 07-15"E.g. "Morning 07–15" | חובהRequired |
| סוג משמרתShift type | בוקר / צהריים / ערב / לילה / מיוחדMorning / Noon / Evening / Night / Special | חובהRequired |
| שעת התחלהStart time | HH:MM | חובהRequired |
| שעת סיוםEnd time | משמרת לילה שחוצה חצות — שעת סיום קטנה מהתחלהNight shifts crossing midnight — end time less than start time | חובהRequired |
| מינ׳ / מקס׳ עובדיםMin / Max employees | מינימום להתרעה, מקסימום לחסימת שיבוץ יתרMinimum for alerts, maximum to block overstaffing | אופציהOptional |
| צבעColor | צבע ייחודי בלוח השנה — קל לזיהוי חזותיUnique color on the calendar — easy visual identification | אופציהOptional |
לחץ "שמור"Click "Save"
התבנית תופיע ברשימה. ניתן לערוך / למחוק בכל עת.
The template appears in the list. You can edit or delete it at any time.
בניית לוח משמרות שבועיBuild the Weekly Shift Board
הלוח מציג שבוע שלם (א׳–ש׳). כל תא מייצג יום ובו ניתן להוסיף כמה משמרות שצריך.
The board shows a full week (Sun–Sat). Each cell represents a day and can hold multiple shifts.
נווט לשבוע הרצויNavigate to the Desired Week
השתמש בכפתורי שבוע קודם / שבוע הבא. כפתור היום חוזר לשבוע הנוכחי.
Use Previous Week / Next Week buttons. The Today button returns to the current week.
הוסף משמרת לתאריךAdd a Shift to a Date
לחץ על + בפינת תא יום, או על "הוסף משמרת" בראש הדף.
Click the + in the corner of a day cell, or "Add Shift" at the top of the page.
השתמש בתבנית (מהיר!)Use a Template (Fast!)
בחלון, בחר תבנית מהרשימה — כל השדות ימולאו אוטומטית. ניתן לשנות פרטים ספציפיים אחר כך.
In the dialog, select a template from the list — all fields are auto-filled. You can adjust specific details afterward.
מלא פרטים נוספים (אופציה)Fill Additional Details (Optional)
| שדהField | הסברDescription |
|---|---|
| מחלקהDepartment | שם המחלקה — יוצג על הצ'יפ בלוחDepartment name — shown on the chip in the board |
| תפקידRole | תפקיד נדרש: קופאי, אחראי קו וכו׳Required role: cashier, line supervisor, etc. |
| הערותNotes | הערות פנימיות למנהל — לא מוצגות לעובדInternal admin notes — not shown to the employee |
| פורסםPublished | כבוי = טיוטה. מופעל = גלוי לעובדים.Off = draft. On = visible to employees. |
צ'יפ צבעוני בלוחColor Chip on the Board
לאחר שמירה מופיע צ'יפ צבעוני. העבר עכבר לראות רשימת עובדים משובצים (Tooltip). בנייד — הקשה ראשונה מציגה שמות, שנייה פותחת עריכה.
After saving, a color chip appears. Hover to see assigned employees (tooltip). On mobile — first tap shows names, second tap opens editing.
שיבוץ עובדים למשמרתAssign Employees to a Shift
בחר משמרת מהרשימה הנפתחתSelect a Shift from the Dropdown
מציגה את כל המשמרות לפי תאריך ושעה.
Shows all shifts sorted by date and time.
עמודת עובדים זמיניםAvailable Employees Column
לחץ "שבץ עובד" ליד השם הרצוי.
Click "Assign" next to the desired name.
עמודת עובדים משובציםAssigned Employees Column
לכל עובד שובץ ניתן: לשנות סטטוס (משובץ / אישר הגעה / לא הגיע) או להסיר (X אדום).
For each assigned employee you can: change status (assigned / confirmed / no-show) or remove them (red X).
מגבלת קיבולתCapacity Limit
אם הגעת למקסימום עובדים שהוגדר בתבנית — המערכת תחסום שיבוץ נוסף.
If you reach the maximum defined in the template, the system will block further assignments.
פרסום משמרות לעובדיםPublish Shifts to Employees
לחץ על הצ'יפ של המשמרתClick the Shift Chip
ייפתח חלון עריכה.
An editing dialog will open.
הפעל את המתג "פורסם"Toggle the "Published" Switch On
הפוך את הסוויץ׳ לפעיל (כחול).
Flip the toggle to active (blue).
לחץ "שמור"Click "Save"
מעכשיו העובדים המשובצים יראו את המשמרת תחת "המשמרות שלי".
Assigned employees will now see the shift under "My Shifts".
צד העובד — Appזמינות, צפייה במשמרות ובקשת החלפה Employee AppAvailability, viewing shifts, and requesting swaps
הגדרת זמינותSet Availability
העובד מסמן תאריכים/ימים שבהם לא זמין לעבוד. המנהל רואה זאת בעת השיבוץ.
The employee marks dates/days when they are unavailable to work. The admin sees this during assignment.
לחץ "הוסף חוסר זמינות"Click "Add Unavailability"
ייפתח חלון בחירה.
A selection dialog will open.
בחר סוגSelect Type
| סוגType | מתי להשתמשWhen to Use | דוגמהExample |
|---|---|---|
| תאריךSpecific Date | אירוע חד-פעמיOne-time event | חופשה ב-15/06Vacation on 06/15 |
| יום קבועRecurring Day | חוסר זמינות קבועPermanent unavailability | שישי — תמידFriday — always |
הוסף סיבה ושמורAdd Reason & Save
"טיפול רפואי", "שמירת ילדים" וכו׳. לחץ שמור. למחיקה — X אדום ליד הרשומה.
"Medical appointment", "Childcare", etc. Click Save. To delete — red X next to the record.
צפייה במשמרותView My Shifts
משמרות קרובותUpcoming Shifts
כל המשמרות הקרובות מוצגות לפי סדר כרונולוגי. כל כרטיסייה מציגה: תאריך, שעות, מחלקה/תפקיד, סטטוס, ותג טיוטה כתום אם טרם פורסם.
All upcoming shifts are listed chronologically. Each card shows: date, hours, department/role, status, and an orange Draft badge if not yet published.
סמן מספר בתפריט התחתוןBadge in the Bottom Menu
לשונית "המשמרות שלי" מציגה עיגול כחול עם מספר המשמרות הקרובות.
The "My Shifts" tab shows a blue badge with the count of upcoming shifts.
היסטוריה (30 ימים אחרונים)History (Last 30 Days)
משמרות שעברו מוצגות בתחתית עם אטימות מופחתת.
Past shifts appear at the bottom with reduced opacity.
עובד — בקשת החלפת משמרתEmployee — Request a Shift Swap
אתר את המשמרת הרצויהLocate the Desired Shift
כפתור "בקש החלפה" מופיע רק למשמרות בסטטוס "משובץ" או "אישר".
The "Request Swap" button appears only for shifts with "Assigned" or "Confirmed" status.
כתוב סיבה ושלחWrite a Reason & Submit
ייפתח חלון — הוסף סיבה קצרה (אופציה) ולחץ לשליחה.
A dialog opens — add a short reason (optional) and click to submit.
תג "ממתין לאישור""Pending Approval" Badge
לאחר שליחה — הכפתור מוחלף בתג כתום. לא ניתן לשלוח בקשה כפולה לאותה משמרת.
After submission — the button is replaced with an orange badge. You cannot submit a duplicate request for the same shift.
לאחר דחייהAfter Rejection
הבקשה מוצגת בסעיף "היסטוריית בקשות" עם תג אדום "נדחה" והערת המנהל.
The request appears in "Request History" with a red "Rejected" badge and the admin's note.
מנהל — אישור / דחיית בקשות החלפהAdmin — Approve / Reject Swap Requests
אייקון התרעה בכותרתAlert Icon in the Header
עם עיגול אדום מציג מספר בקשות ממתינות. לחיצה פותחת תפריט מהיר.
with a red badge shows pending request count. Clicking it opens a quick dropdown.
סנן לפי סטטוסFilter by Status
טאבים: ממתין / אושר / נדחה / הכל. כל טאב מציג מספר בקשות.
Tabs: Pending / Approved / Rejected / All. Each tab shows a count.
אשר, דחה, או מחקApprove, Reject, or Delete
| פעולהAction | מה קורהWhat Happens |
|---|---|
| ✓ אישורApprove | עם מחליף: שני עובדים מתחלפים אוטומטית. ללא מחליף: העובד מוסר ואתה מועבר לדף שיבוץ לאיוש המקום.With replacement: The two employees swap automatically. Without replacement: The employee is removed and you are redirected to the assign page to fill the slot. |
| ✗ דחייהReject | ייפתח חלון להוספת הערת מנהל (אופציה). הסטטוס עובר ל"נדחה".A dialog opens for an admin note (optional). Status changes to "Rejected". |
| מחיקהDelete | מחיקת רשומת הבקשה לחלוטין. פעולה לא הפיכה.Permanently deletes the request record. Irreversible. |
תרשים זרימה שבועי מומלץRecommended Weekly Flow
הסדר הנכון לתחילת כל שבוע (בדרך כלל ביום ראשון בבוקר):
The correct order at the start of each week (typically Sunday morning):
שעון נוכחות — עובדכניסה ויציאה מעבודה מהמכשיר האישי Attendance Clock — EmployeeClock in and out from your personal device
כניסה לעבודהClock In
פתח את המערכתOpen the System
התחבר עם שם המשתמש והסיסמה. המערכת תנתב לשעון הנוכחות האישי.
Log in with your username and password. The system redirects to your personal attendance clock.
לחץ כניסה / טביעת אצבעClick Check-In / Fingerprint
אם טביעת אצבע מופעלת — המכשיר יבקש אימות. אם לא — כניסה בלחיצה רגילה.
If biometric login is enabled — the device will request authentication. Otherwise — a simple tap checks you in.
הכניסה נרשמתCheck-In Recorded
שעת הכניסה נרשמת, ואם הופעל GPS — גם המיקום. מופיעה הודעת ברוכים הבאים.
The check-in time is recorded, and if GPS is enabled — the location too. A welcome message appears.
יציאה מעבודהClock Out
לחץ על "סיים יום עבודה". המערכת תחשב את סך שעות העבודה בניכוי הפסקות ותסמן את היום כ"הושלם".
Click "End Work Day". The system calculates total work hours minus breaks and marks the day as "Completed".
גישה מכל טלפון חכם. הממשק מותאם למסך קטן ותומך במגע.
Accessible from any smartphone. The interface adapts to small screens and supports touch.
אימות ביומטרי — טביעת אצבעWebAuthn — אבטחה מקסימלית ללא סיסמאות Biometric Authentication — FingerprintWebAuthn — Maximum security without passwords
המכשיר שומר את טביעת האצבע באופן מקומי בלבד.
אף נתון ביומטרי לא יוצא מהמכשיר.The device stores your fingerprint locally only.
No biometric data ever leaves your device.
הפעלה על ידי מנהל המערכתEnable by Admin
עבור להגדרותGo to Settings
הגדרות מערכת › כניסה בטביעת אצבע › כןSystem Settings › Fingerprint Login › Yesשמור הגדרותSave Settings
לאחר שמירה, כפתור הכניסה לעבודה ידרוש אימות ביומטרי.
After saving, the check-in button will require biometric authentication.
רישום מכשיר — צד עובדDevice Registration — Employee Side
עבור לדף הגדרת טביעת אצבעGo to Fingerprint Setup
טביעת אצבע › הגדרת מכשירFingerprint › Device Setupתן שם למכשיר ולחץ "רשום"Name Your Device and Click "Register"
לדוגמה: "הטלפון שלי". הדפדפן יבקש אימות ביומטרי.
E.g. "My Phone". The browser will request biometric authentication.
גע בחיישן הביומטריTouch the Biometric Sensor
טביעת אצבע, Face ID, או Windows Hello.
Fingerprint, Face ID, or Windows Hello.
המכשיר רשום!Device Registered!
מעתה כל כניסה לעבודה תדרוש אימות ביומטרי מהמכשיר הזה.
From now on, every clock-in will require biometric authentication from this device.
- טביעת האצבע נשמרת בתוך המכשיר בלבד (Secure Enclave / TPM)
- חסין ל-Phishing — האימות קשור לכתובת המדויקת של האתר
- כל כניסה משתמשת בחתימה קריפטוגרפית ייחודית
- Fingerprint stored on-device only (Secure Enclave / TPM)
- Phishing-resistant — authentication is bound to the exact site URL
- Every login uses a unique cryptographic signature
ניהול הפסקותמעקב אחר הפסקות עובדים ועיבודן בשכר Break ManagementTrack employee breaks and deduct from payroll
הפסקה ידניתManual Break
כאשר כפתור הפסקה מופעל בהגדרות, העובד לוחץ "התחל הפסקה" ו"חזור לעבודה". זמן ההפסקה מנוכה אוטומטית.
When the break button is enabled in settings, the employee clicks "Start Break" and "Return to Work". Break time is automatically deducted.
הפסקה אוטומטיתAutomatic Break
ניתן להגדיר ניכוי הפסקה אוטומטי — לדוגמה: 30 דקות לאחר 6 שעות עבודה. מחושב בסוף היום.
You can define an automatic break deduction — e.g., 30 minutes after 6 hours of work. Calculated at end of day.
מומלץ לבחור אחת מהשתיים — שילוב שתיהן יגרום לכפל ניכוי.
It is recommended to choose one method only — combining both will result in double deduction.
שאלות נפוצותתשובות לשאלות השכיחות ביותר FAQAnswers to the most common questions
עובד לא יכול להתחבר — מה לעשות?An employee can't log in — what to do?
ודא שפרטי הכניסה שנשלחו בדוא"ל נכונים. ניתן לאפס סיסמה מדף פרופיל העובד בממשק המנהל.
Verify that the credentials sent by email are correct. You can reset the password from the employee's profile page in the admin panel.
מנהל לא יכול לגשת לאזור מסוים?An admin can't access a certain area?
בדוק את תפקיד המנהל בדף ניהול מנהלים. כל תפקיד נותן גישה לאזורים ספציפיים בלבד. רק מנהל על יכול לשנות תפקידים.
Check the admin's role on the admin management page. Each role grants access only to specific areas. Only the Super Admin can change roles.
עובד לא רואה את המשמרת שלו?An employee doesn't see their shift?
ודא שהעובד שובץ למשמרת בדף "שיבוץ עובדים". הופעת המשמרת אינה תלויה בפרסום — גם טיוטה גלויה לעובד עם תג "טיוטה".
Verify the employee is assigned on the "Assign Employees" page. Visibility does not depend on publishing — even a draft is visible to the employee with a "Draft" badge.
טביעת האצבע לא עובדת?Fingerprint authentication doesn't work?
ודא כי: (1) הדפדפן תומך ב-WebAuthn (Chrome/Edge/Safari עדכני), (2) המכשיר רשום ב-webauthn_setup.php, (3) "כניסה בטביעת אצבע" מופעלת בהגדרות.
Make sure: (1) the browser supports WebAuthn (updated Chrome/Edge/Safari), (2) the device is registered at webauthn_setup.php, (3) "Fingerprint Login" is enabled in settings.
שעות עבודה לא חושבו נכון?Work hours were calculated incorrectly?
בדף הדוחות, לחץ על הרשומה ובחר "ערוך". תיקון שעות כניסה/יציאה מחושב מחדש אוטומטית.
On the reports page, click the record and select "Edit". Correcting check-in/check-out times is automatically recalculated.
מה קורה אם עובד שוכח לצאת?What happens if an employee forgets to clock out?
המערכת תיצור התראה "יום לא הושלם". המנהל יתקן את שעת היציאה ידנית מדף הדוחות.
The system will create an "Incomplete Day" alert. The admin manually corrects the check-out time from the reports page.
ניתן לייצא דוחות לאקסל?Can I export reports to Excel?
כן. בדף הדוחות — כפתור "ייצוא". הקובץ יורד במבנה הפתוח ישירות ב-Excel ו-Google Sheets.
Yes. On the reports page — click "Export". The file downloads in a format that opens directly in Excel and Google Sheets.